國立中山大學學生會經費管理辦法
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2023年06月11日 第十六屆學生議會通過
2023年12月27日 第十七屆學生議會十二月份常會通過
2024年05月29日 第十七屆學生議會第三次臨時會修正通過
本辦法依據訂定之。
國立中山大學學生會（以下簡稱本會）經費編列、審議、執行及查核，依本辦法之規定。
本會每一會計期間各單位依其財政計劃擬定之估計收支，稱概算。
概算經本會行政中心財務部(以下簡稱財務部)彙整並提出，未經學生議會大會通過者，稱預算案。
預算案經財務稽核委員會（以下簡稱財委會）提案，至學生議會大會通過且公佈者，稱法定預算。
行政中心應於預算案審議前十日，檢附相關資料至財委會。
經財委會稽核通過之預算案應於各會計期間期初，由財委會至學生議會大會提案，並檢附下列資料：
一、 當期間之預算表，含年度收支預估。
二、 前一學年同期之預、決算資料。
三、 其他可供評估預算合理性之文件，如施政計劃、估價單、比價表及其他相關資料。
預算編列應遵守平衡財務收支原則，以增進本會會員福祉為目標。
預算編列應撰寫預算表，載明預算類型、款科目、科目名稱、預算金額、百分比，其餘欄位可依需求增減，格式參考附表之預算表。
前項所稱之預算類型分為以下四類：
一、 行政預算：各單位之行政作業所需經費。
二、 活動預算：各單位之活動或計劃專案。
三、 設備預算：各單位之設備添購且金額大於壹千元。
四、 特別費：應編列行政中心執行長、學生議會議長、選舉委員會主委、評議委員會主委之特別費，每期間以貳千元為限。
學生議會審議預算案，得邀請行政中心各部首長、評議委員會與相關人員列席，並適時提供說明。
學生議會審議預算案，不得為增加支出之提議。
學生議會收到預算案後，得視已有之議程將其排入最近之會議議程，若無法排入最近議程應排入次月之常會審議，情況緊急時得召開臨時會審議。
各單位執行預算時，應遵守下列要點：
一、 預算流用：若任一科目之經費不足，而他科目有剩餘時，須簽請會長、學生議會議長同意，辦理流用以被流入之科目預算數額百分之二十為限，不得跨款使用。
各單位有下列情形者，得請求提出追加預算：
一、 依法規調整業務致增加經費時。
二、 依法規調整增設新機關時。
三、 所辦事業因重大事故致法定預算不足時。
本會每一會計期間各單位依其財政計劃實施的結果，稱決算。
本會各單位之決算經本會行政中心財務部彙整並提出，未經學生議會大會通過者，稱決算案。
決算案經財委會提案，至學生議會大會通過且公佈者，稱法定決算。
行政中心應於決算案審議前十日，檢附相關資料至財委會。
經財委會稽核通過之決算案應於各會計期間結束後第一次學生議會前十天，由財委會檢附下列資料至學生議會大會提案：
一、 當期間之決算表。
二、 當期間之執行說明，如活動成果報告。
三、 其他可供參考執行經過之文件，如施政計劃或其他相關資料。
決算編列應撰寫決算表，其載明內容除法定預算書所列內容，應列入實際支出、增減金額（餘款或流用之情事）、實際收入。
決算編列收入為該預算期間所為列者，應按收入性質依科目類別列入。
決算編列應按其事實編制執行預算之各表。
財委會應就決算案及相關檢附資料，依下列情事編製審核報告：
一、 當年度支用額度是否與預算相符，如不相符，其不符之原因。
二、 各單位支用額度超過預算或剩餘之分析。
三、 各方所擬關於決算案及執行說明應行改善之意見。
四、 其他有關決算事項。
財委會應於各會計期間結束後第一次學生議會前，完成決算案審議並編製審核報告，於該次會議提出。
本會會員繳交會費名冊及繳費單據應由財務部妥善維護及收存。
會費收取方式如下列形式：
一、 委請學校代收：學校代收後，匯入本會專戶。
二、 本會親收現金：本會開立繳費證明供會員留存，並於兩週內存入本會專戶，並更新會員繳交會費名冊。
本會其餘收入皆應由財務部紀錄並保管，於兩週內存入本會專戶。
會費金額採自由繳納收取一學年會費，會費金額由會長提案，經學生議會通過後實施。
低收入戶學生、中低收入戶學生、特殊境遇家庭學生得檢附證明申請會費減免，減免金額由會長提案，經學生議會通過後實施。
本會向會員收取之會費，應以處理學生在校學習、生活及與其權益有關之事項為限。
本會得基於使用者付費之原則，對已繳費之會員為特別優惠之待遇，並於取得後不得要求退費。
財務部應於每學期開學後四週內公告申請退費期間及方式，申請退費期間應以兩週為原則。
欲申請退費者，應檢附下列資料：
一、 學生證正反面或其他足以證明身分之證件影本。
二、 郵局帳戶存摺正面影本，或其他銀行存摺之正面影本。
三、 會費退費申請表。
前項各款所規定之應檢附資料，可以照片或文件電子檔取代之。
財務部應於申請退費期間截止後統一進行退費匯款作業。退費過程中，金融機構所需之手續費由會費退款中扣除。
會員得於完成休、退、轉學校內流程後，攜帶證明文件向財務部辦理當學年度全額退費。該費用不受法定預算之限制，但財務部應於學生議會下次常會報告之。
各單位於法定預算內預先支請部分款項，稱預支。
各單位預支，需填寫預支申請表，載明預支必要性，並檢附支出相關證明文件（如估價單、比價表、及其他可供證明之文件），以證明支出事實及廠商財務穩定且發展無虞。
預支申請表由財務部長提出，學生會長、學生議會議長、會計簽核後，始得為之。
財務部長應將經費預支做成紀錄，於下次議會常會報告。
預支金額應以欲申請科目之百分之八十為上限，且該科目金額超過壹萬元。
若有特殊情形，欲超過規定金額上限，應提請議會通過，始得為之。
各單位於法定預算內支出，經議會審議通過後，依決算之金額，予以報銷或銷除，稱核銷。
預算支出核銷：由申請人提出，填妥核銷單，檢附證明單據，單位主管同意後，經財務部查核，財務部長、會計、本會會長、學生議會議長簽章，始得支領款項。
本會支領款項，須經本會會長、學生議會議長同意，攜帶本會專戶存摺及會長私章、本會大章、學生議會大章，由財務部至中山大學郵局依核銷單金額提款。
凡本會各單位或會員違反本法相關規定，致使本會遭受財務損失者，學生議員或財委會或評議委員會應檢具必要之相關資料及證據，交付學生議會會議審議。
本會各單位於執行預算時，有違反本法規定之情事者，學生議會應於審議本會當期決算案時，逕行全數刪除該項業務計劃所編列之決算；並得於會議作成正式決議，禁止該單位自下一期間起，就該項業務計劃或類似之各項業務計劃，編列預算。
本辦法經學生議會通過，由會長公布後實施，修正時亦同。
二、 執行情形：對於預算使用情形，可視情況由學生議會要求學生行政中心安排會期提出報告。活動預算執行規定依附表。
預支金支領程序同。
惟活動預算應依規定辦理，始得進行核銷程序。
如審議結果為該單位或會員應賠償本會損失，該單位首長或該會員不予理會或拒絕賠償，學生議長應於該單位首長會員或該會員身份終止前，依填寫學生獎懲建議表，並依情況尋求司法救濟。