國立中山大學學生會活動經費使用流程表

2023.12.27

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一、 活動預算

1. 檢送時間：活動前四週

2. 檢送資料：活動企劃書（含預算書）〈電子檔〉

3. 確認項目：

(1) 是否超過期間預算金額

(2) 品項有無重大疑義

4. 如何審核：

財委會可召開實體會議或線上審核，學生議會秘書處於收到檢送資料的一週內彙整議員之建議事項，寄送給行政中心。

5. 預算通過：

若財委會審議通過，秘書處以電子郵件通知行政中心同意辦理。

二、 活動進行

1. 提醒事項：活動績效管理∕活動參與回饋

三、 活動決算與稽核

1. 檢送時間：活動後兩週

2. 檢送資料：

(1) 准辦之企畫書（含預算書）

(2) 活動內部檢討書

(3) 活動支出明細表及發票

(4) 活動成果報告書

(5) 活動決算表

以上資料得紙本或電子檔擇一檢送，惟須統一形式，不可部份資料為紙本又部份資料為電子檔。

3. 確認項目：

(1) 發票日期是否於預算通過後

(2) 發票品項與活動預算表之羅列有無出入

4. 如何審核：

財委會於檢送時間後一個月內召開財委會會議，並邀請活動負責人列席說明。

5. 決算通過：

若議會會議審議通過，秘書處以電子郵件通知行政中心同意核銷。

四、 行政費、設備費、特別費決算與稽核

1. 檢送時間：每月10號前

2. 檢送資料：

(1) 每月行政中心財務報表

(2) 支出明細表發票

以上資料得紙本或電子檔擇一檢送，惟須統一形式，不可部份資料為紙本又部份資料為電子檔。

3. 確認項目：

(1) 發票日期是否於預算通過後

(2) 發票品項與預算表之羅列有無出入

4. 如何審核：

財委會可召開實體會議或線上審核，學生議會秘書處於收到檢送資料後一週內彙整，財委會邀請行政中心財務部列席說明。

5. 決算通過：

若議會會議審議通過，秘書處以電子郵件通知行政中心同意核銷。

五、 每月常會工作報告

1. 檢送時間：每月常會

2. 學生議會準備資料：

(1) 核章後活動決算表（財委會已稽核通過）

(2) 財務稽核委員會報告書或該活動稽核會議之會議記錄

(3) 該活動之檢討會議紀錄或檢討報告書（該活動之負責人得列席該次每月常會施政報告，並向議員說明檢討書之內容與改善措施。）

3. 確認項目：

(1) 確認財委會通過之活動決算案有無重大疑義

(2) 活動檢討及建議改善事項